Dokumentacja pracownicza odgrywa kluczową rolę w prawidłowym ewidencjonowaniu zatrudnienia i przestrzeganiu obowiązków wynikających z prawa pracy. Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt osobowych i innej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, co pozwala na wykazanie przestrzegania przepisów oraz ułatwia pracownikowi korzystanie z przysługujących mu praw, takich jak ustalenie stażu pracy do celów emerytalnych. Istotne znaczenie ma tutaj zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej, której szczegóły przedstawiamy poniżej.
Struktura akt osobowych i dokumentacji pracowniczej
Na podstawie § 3 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r., akta osobowe prowadzone dla każdego pracownika składają się z pięciu części:
- Część A – zawiera dokumenty związane z rekrutacją i wstępnymi badaniami lekarskimi;
- Część B – obejmuje dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, w tym umowy, zakres obowiązków, szkolenia BHP czy powierzony majątek;
- Część C – gromadzi dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy, takie jak świadectwa pracy czy umowy o zakazie konkurencji;
- Część D – przeznaczona jest na dokumenty dotyczące kar porządkowych i odpowiedzialności pracowniczej;
- Część E – obejmuje dokumentację dotyczącą kontroli trzeźwości oraz badań na obecność substancji psychoaktywnych.
Każda część akt osobowych powinna zawierać wykaz dokumentów, które muszą być uporządkowane chronologicznie i ponumerowane.
Dodatkowo, zgodnie z § 6 rozporządzenia, osobno prowadzi się dokumentację dotyczącą:
- ewidencji czasu pracy,
- urlopów pracowniczych,
- wynagrodzeń i świadczeń,
- przydziału odzieży roboczej i środków ochronnych.
Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej
Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sposób zapewniający jej poufność, integralność i trwałość. Dokumenty mogą być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej przez cały okres zatrudnienia, a następnie przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres archiwizacji.
Dokumentacja osobowa to kluczowy aspekt pracy w dziale kadr, dlatego warto dbać o bieżącą znajomość przepisów z nią związanych. W tym celu doskonałym wsparciem mogą być szkolenia z teczki osobowej pracownika.
Zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej
Zgodnie z art. 945 Kodeksu pracy, jeśli pracownik zostaje ponownie zatrudniony u tego samego pracodawcy w okresie 10 lat od zakończenia poprzedniego stosunku pracy, dokumentacja pracownicza powinna być kontynuowana. Oznacza to, że czas przechowywania akt liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się ostatni stosunek pracy.
Na czym polega kontynuacja dokumentacji?
Kontynuacja dokumentacji oznacza:
- wykorzystanie wcześniej zgromadzonych dokumentów,
- brak konieczności ponownego pozyskiwania tych samych dokumentów, jeśli są nadal aktualne,
- zachowanie ciągłości numeracji dokumentów w aktach osobowych.
Kiedy należy założyć nową dokumentację?
Nowe akta osobowe powinny zostać założone, gdy przerwa w zatrudnieniu przekracza 10 lat. W takim przypadku część dokumentów, zwłaszcza zgromadzonych w części A, może być skopiowana i wykorzystana ponownie, jeśli nie straciła swojej aktualności.
Wyjątki od zasady kontynuacji
Zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej nie ma zastosowania do stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. W przypadku ponownego zatrudnienia po tej dacie, gdy wcześniejszy stosunek pracy rozpoczął się przed 2019 r., wymagane jest założenie nowej dokumentacji. Wynika to z różnych okresów przechowywania akt – dla stosunków pracy sprzed 2019 r. obowiązuje 50-letni okres archiwizacji, natomiast dla tych nawiązanych po 1 stycznia 2019 r. wynosi on 10 lat.
Przykład zastosowania zasady kontynuacji
Przykład: Pracownik zakończył pracę 30 czerwca 2018 r., a ponownie został zatrudniony 1 lutego 2025 r. Ponieważ pierwszy stosunek pracy rozpoczął się przed 2019 r., a drugi po tej dacie, nie stosuje się zasady kontynuacji dokumentacji – konieczne jest założenie nowej teczki pracowniczej.
Dla stosunków pracy zawartych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., których dotyczą raporty informacyjne do ZUS, okres przechowywania może zostać skrócony do 10 lat.
Sprawne kadry to podstawa – zadbaj o dokumentację pracowniczą
Kadry to kluczowy element zarządzania firmą, a prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej ma ogromne znaczenie dla zgodności z przepisami. Prawo stale się zmienia, dlatego warto aktualizować swoją wiedzę i dbać o poprawność akt osobowych. Jeśli chcesz lepiej zrozumieć zasady prowadzenia teczki pracowniczej lub potrzebujesz uporządkowanej wiedzy na ten temat, szkolenia z akt osobowych w Centrum Verte to idealne rozwiązanie. Dołącz i naucz się, jak unikać błędów oraz skutecznie prowadzić kadry w swojej firmie!
Podsumowanie
Nowelizacja przepisów wprowadziła bardziej szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika. Zasada kontynuacji dokumentacji ma zastosowanie, jeśli oba stosunki pracy podlegają temu samemu okresowi przechowywania dokumentów. W przypadku różnic w okresach archiwizacji, pracodawca zobowiązany jest do założenia nowych akt osobowych. Warto pamiętać, że właściwe prowadzenie dokumentacji pracowniczej nie tylko ułatwia zarządzanie kadrami, ale również zabezpiecza prawa zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Chcesz mieć pewność, że zrobisz to prawidłowo? Zapisz się na szkolenia z dokumentacji pracowniczej.
