Digitalizacja dokumentów to proces, który będzie przybierał na intensywności. W cyfrowym zapisem akt wiąże się tak dużo korzyści, że nawet tradycjonaliści, lubujący się w papierowej dokumentacji, nie mogą ich nie docenić. Aby takie elektroniczne dane były rzeczywiście funkcjonalne, należy zadbać nie tylko o precyzyjne zeskanowanie dokumentów, ale również o ich odpowiednią archiwizację i zabezpieczenie.
Co zyskuje firma, decydując się na skanowanie dokumentów i ich digitalizację?
- Większe bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo dokumentów to coś, nad czym czuwać powinna każda firma, niezależnie od wielkości czy profilu swojej działalności. Nie chodzi tutaj tylko o bezpieczeństwo danych, ale również ochronę akt przed ewentualnym zniszczeniem. Dokumenty papierowe są ‚kruche”, podatne na zniszczenia, uszkodzenia. Wystarczy upuścić na nie kilka kropel wody, żeby niektóre dane były nie do odczytania. Każde przedsiębiorstwo, dla swojego dobra, powinno dołożyć starań, żeby zdigitalizowac chociaż te najważniejsze dokumenty.
- Ułatwiony dostęp do dokumentacji
Kolejną ważną zaletą skanowania dokumentów jest ułatwienie dostępu do akt. Wypełnione segregatory i teczki nie zachęcają do poszukiwania dokumentów, weryfikowania informacji. Pewnym środkiem zaradczym, jest właściwa archiwizacja akt papierowych. To sprawi, że z takich firmowych zbiorów łatwiej będzie korzystać. Należy zdawać sobie jednak sprawę z tego, że również w takim bardziej optymistycznym scenariuszu, przeglądanie archiwum zajmie nam jakiś czas. Proces odnalezienia akt w cyfrowym systemie jest dużo krótszy i wygodniejszy.
- Przyspieszenie procesów
Jeśli pracujemy z tradycyjną, papierową dokumentacją, inny pracownik nie ma do niej dostępu. To oznacza przestoje, spowolnienie procesów a nierzadko również frustrację. Inwestując w skanowanie dokumentów i w profesjonalne archiwum, możemy się uporać z takim problemem. Nad tymi samymi aktami w wersji elektronicznej może pracować w tym samym czasie kilka osób. Nawet najlepiej zorganizowane tradycyjne archiwum i dobrze posegregowana dokumentacja, nie jest w stanie zapewnić takiego komfortu i swobody pracownikom firmy.
- Oszczędność przestrzeni
Dokumenty papierowe zajmują sporo miejsca i niestety często mamy do czynienia albo ze znacznie pomniejszoną przestrzenią biura, albo z koniecznością wynajęcia kolejnego lokalu, co, oczywiście, wiąże się z dodatkowymi kosztami. Dokumenty w wersji elektronicznej również należy przechowywać, jednak nośniki zajmują nieporównywalnie mniej miejsca, niż regały wypełnione papierowymi aktami.
- Zwiększona efektywność pracy
Większość zadań w firmie wykonuje się z użyciem komputera. Zdalny dostęp do bieżących zdigitalizowanych dokumentów nie wymaga od pracownika ruszania się z miejsca pracy, znalezienia odpowiedniej teczki, wypięcia dokumentu, a następnie powtórzenia całego procesu w odwrotnej kolejności.
Jak przeprowadzić skanowanie dokumentów w firmie?
Bieżąca działalność firmy często utrudnia przeprowadzenie procesu digitalizacji. Samo skanowanie dokumentów jest bardzo czasochłonnym zadaniem. Aby móc w pełni korzystać z firmowych zasobów w formie elektronicznej, konieczne jest jeszcze uporządkowanie danych, opisanie ich, wprowadzanie do systemu itp. Oznacza to, że do takiego zadania potrzebny będzie pracownik, który cały swój czas poświęci na przeprowadzenie tego procesu. Przedsiębiorstwa albo nie chcą poświęcać na tak długo czasu swojego pracownika, albo nie dysponują osobą, która posiada właściwe kompetencje i umiejętności.
Rozwiązaniem takiej sytuacji może okazać się skorzystanie z firmy, oferującej profesjonalne skanowanie dokumentów (np. Rhenus Data Office Polska). Tacy usługodawcy pomogą nam również zaplanować archiwum, przeprowadzą wszystkie prace niezbędne do jego stworzenia, zadbają, żeby pliki były w przejrzysty i funkcjonalny sposób posegregowane. Wybierając firmę o takim profilu działalności, warto zwrócić uwagę, czy oferuje również przechowywanie dokumentów. To przydatna usługa, zwłaszcza jeśli chcemy zapewnić najwyższe bezpieczeństwo naszym nośnikom z danymi.