Coraz większa liczba polskich przedsiębiorców korzysta już z funduszy unijnych. Jednak ostatecznie często przekonują się oni, że rozliczenie projektu bywa trudniejsze niż samo zakwalifikowanie się do niego.
Kto zajmuje się rozliczaniem projektów unijnych?
Jeśli wniosek, który złożyłeś o dofinansowanie z UE przeszedł urzędową ścieżkę i zyskał uznanie, to szybko otrzymasz oficjalnie potwierdzenie o przyznaniu ci środków. Następnie konieczne jest podpisanie stosownej umowy między tobą a instytucją, która udziela ci finansowego wsparcia. Od tego momentu jesteś zobowiązany nie tylko do zadeklarowanego działania w myśl projektu, ale też co niezwykle ważne prawidłowego rozliczenia wszystkich wydanych środków.
Rozliczenie projektów unijnych jest niezwykle ważne. Jeśli rozliczenie będzie nieprawidłowe, to w najlepszym przypadku możesz zostać zmuszony do zwrotu części środków, które zostały ci przyznane w trakcie projektu. W najgorszym przypadku instytucje unijne mogą domagać się zwrotu pełnej podjętej przez ciebie kwoty. Jeśli dopuściłeś się oszustwa, może to się skończyć skierowaniem oskarżenia do sądu. W każdym z tych przypadków, błędne rozliczenie projektu, może skończyć się katastrofą dla danej firmy.
Większość osób które, zwłaszcza po raz pierwszy korzystają z unijnych funduszy, nie ma żadnej wiedzy na temat prawidłowego rozliczenia wniosku. Tymczasem nie jest to zadanie proste. Nie wystarczy po prostu przedstawić listę wydatków. Musi on być dokładnie udokumentowana. Co więcej, musimy mieć świadomość, które wydatki mogą być rozliczone w danym projekcie, a które absolutnie nie. Nie jest to widza podstawowa, która ma każdy księgowy. Dlatego popularnym wyborem jest firma zajmująca się rozliczaniem projektów unijnych, która na nasze zlecenie zajmie się profesjonalnie rozliczeniem danego projektu.
Są to najczęściej biura świadczące kompleksowe usługi w zakresie projektów unijnych. Wiele z nich nie tylko rozlicz projekty unijne, ale też może nam pomóc w wyszukiwaniu funduszy, które są dostępne dla firm naszego profilu. W ofercie zazwyczaj znajdziemy też samo napisanie wniosku o dofinansowanie, sterowanie projektem, dokumentacje projektu i przeprowadzenie nas przez całość projektu – od wyszukania odpowiedniego funduszu, do rozliczenia projektu. Wszystko zależy od naszych potrzeb i możliwości.
Czy rozliczanie projektów unijnych jest trudne?
Należy zrozumieć, że rozliczanie funduszy unijnych jest niezwykle skomplikowane, zwłaszcza kiedy nigdy nie mieliśmy do czynienia z księgowością tego typu. Bardzo ważne jest zrozumienie, które wydatki kwalifikuje się do rozliczenia, a których nie wolno nam sfinansować ze środków projektowych. Nie wolno ci spożytkować dostępnych środków w żaden sposób, inny od tego, który został zapisany we wniosku o dotacje. Jeśli zatem zobowiązałeś się w umowie do wydatku 30% funduszy na zakup danego urządzenia, to musisz wydać dokładnie tyle ile zadeklarować. Ani mniej, ani więcej. Nie możesz też spożytkować ich na inny cel.
Każdy wydatek musi zostać udokumentowany i to w taki sposób w jaki „umówiłeś” się z instytucją zarządzającą środkami unijnymi. Mogą to być faktury lub rachunki. Czasami niektóre projekty wymagają, zastosowania bardziej restrykcyjnych środków, dokumentowania wydatków.
Musisz być także przygotowany, że podmiot finansujący zechcę dokonać kontroli zakupionego sprzętu, urządzeń i wszelkich elementów trwałych, do których zakupu zobowiązałeś się we wniosku. Pamiętaj także że nie istnieje możliwość rozliczenia tych wydatków, które nie zostały wcześniej zapisane we wniosku. Rozliczasz tylko i wyłącznie to, co zadeklarowałeś we wniosku, który w chwili akceptacji przez instytucje nadzorującą wydatki, stał się umową pomiędzy wami. Kontrolerzy mogą też sprawdzić, czy środki zostały wydatkowane zgodnie z obowiązującym prawem. Tu chodzi nie tylko o prawodawstwo danego państwa – Polski. Instytucje unijne kierują się wartościami wyznawanymi przez członków wspólnoty. Co to oznacza w praktyce? Na przykład problemem może być wydatkowanie środków na akcje, wydarzenia, aktywności, która są dyskryminujące wobec mniejszości. Mimo teoretycznej zgodności z projektem, taki wydatek może zostać zakwestionowany przez kontrolerów.
Możesz też zostać poddany kontroli krzyżowej. Ta przeprowadzana jest wówczas, gdy realizujesz więcej niż jeden projekt. Taka kontrola jest niezbędna, gdyż w niektórych przypadkach, przedsiębiorcy wykorzystują sytuacje do finansowania tych samych wydatków. Jeśli kontrola odkryje taką praktykę, to możesz spodziewać się nawet cofnięcia wszystkich wnioskowanych środków finansowych. Najpewniej też nigdy więcej nie będziesz mógł skorzystać z unijnych funduszy.
